HAKKEROI KIIRETTÄSI KÄÄNTEISKALENTERILLA

Yksi työelämän jatkuvia vitsauksia on aika. Sitä on liian vähän. Yleensä ongelmaa yritetään korjata erilaisilla ajanhallinnan menetelmillä, kuten tehtävälistojen paremmalla käytöllä. Se ei kuitenkaan auta ongelman juurisyyhyn. Miten kalenterin siis saisi paremmin haltuun?

Tuntemallani Villellä [*nimi muutettu] on ongelma, jonka ehkä tunnistat. Hän on ns. krooninen kalenterintukkija. Siis sellainen, jolla “juuri nyt on kiire” – mutta “parin viikon päästä” on aikaa. Mukamas. Ei ole, koska sama tarina toistuu silloinkin. On toistunut jo vuosia.

Eikä kyse ole siitä, että Ville jotenkin keksisi tekosyitä vältelläkseen muita, päin vastoin. Mutta hänen työpäivänsä venyvät usein yli äyräitten, palaverit hoidetaan tyypillisesti “bäk tu bäkkinä”, ja sitä rataa. Kalenteri tukkeutuu vieraista esineistä, eikä sitä saa auki edes viemärinavausaineella. Jokin salaperäinen voima pakottaa hänet juoksemaan kuin viimeistä päivää. Mikä?

Sen voin sanoa jo alkuun: optimismi. Optimismi ennen kaikkea ajan suhteen. Kerron, miten se on vihoviimeinen asia, jonka suhteen kannattaisi olla optimistinen, ja jaan ainakin yhden käytännön jipon tähän pulmaan.

MAÑANA-TERÄSMIES!

On tieteellinen fakta, että me ihmiset olemme kehnoja suunnittelemaan tulevaisuutta. Aivomme eivät kertakaikkiaan ole kehittyneet laatimaan realistisia pitkän aikavälin suunnitelmia. Työmäärien arviointi on pahamaineisen mahdotonta. Se, että ylipäänsä tarvitsemme avuksemme kalenteria (ja olemme tarvinneet viimeiset 20 000 vuotta) kertoo kaiken olennaisen luontaisesta kyvyttömyydestämme hahmottaa tulevaisuutta.

Tulevaisuus on sillä tavalla lajillemme uusi asia, että ennen maanviljelystä meille riitti enimmäkseen nykyhetkeen ja lähitulevaisuuteen keskittyminen. Osaamme melko hyvin ajatella konkreettisia tapahtumia muutaman viikon päähän, mutta osittain biologisista syistä jo parin viikon jälkeinen aika muuttuu mielessämme hämäräksi ja hahmottomaksi – ns. “hamaksi tulevaisuudeksi”, joka tapahtuu ikäänkuin jollekin muulle.

Tuo abstrakti “hama tulevaisuus” aiheuttaa meille melko suuren osan ajanhallinnan ongelmistamme, koska olemme juuri sen suhteen toivottoman harhaisia ja optimistisia. Se elää mielessämme haaveiden Shangri La:na, jossa kaikki ongelmat on ratkaistu.

Tulevaisuuden minä on mielikuvissamme aina energisempi ja aikaansaavempi, kuin mitä nyt olemme. Hän on niin reipas! Saa aikaan kaikki ne työt, jotka tänään ahdistavat, ja pystyy heti tarttumaan seuraavaan hommaan. Hän hoitaa kaiken sen ajattelun ja päätöksenteon, jota emme juuri nyt ehdi tekemään. Oikea Mañana-teräsmies!

Myymme siis tulevaisuutemme liian halvalla. Suostumme esimerkiksi liian helposti ottamaan lisätöitä tai ylimääräisiä vastuita, koska emme osaa kuvitella, mitä niistä oikeasti seuraa ja mistä ne ovat pois. Emme kykene hahmottamaan aikaamme riittävän realistisesti.

KÄÄNNÄ KALENTERI YLÖSALAISIN!

Mutta on olemassa tapoja kiertää tällaisia ongelmia. Olennaista niille on systemaattisesti opetella (kaverini Villen tavoin) suhtautumaan tulevaan minäänsä myötätuntoisemmin. Mutta myös vähitellen harjoittelemalla lisätä realismiaan ajan hahmottamisessa.

Erinomainen työkalu tähän on esimerkiksi ns. käänteiskalenteri. Sen avulla voi kehittää kykyään hahmottaa aikaa ja suunnitella tekemisiään hieman realistisemmin yksinkertaisella käyttöliittymän muuttamisella.

Käänteiskalenterin idea on helppo. Tyypillisesti merkkaamme kalenteriin menoja ja tapaamisia; käänteiskalenteriin merkitään sensijaan pois käytöstä kaikki se aika, joka ei todellisuudessa edes olekaan käytössämme, ja jätetään aidosti käytössä oleva aika tyhjäksi. Näin opetamme itsemme vähitellen hahmottamaan, että kaikilla lupauksilla ja sitoumuksilla on piilokustannuksia ajankäytöllemme.

Käänteiskalenterin avulla näemme, miten meillä ei juuri koskaan ole “tehokasta työaikaa” kahdeksaa tai useampaa tuntia päivässä. Kuten ei ole myöskään tyhjää vapaa-aikaa siinä mitassa, jolla tyhjät tilat antavat ymmärtää.

Päiviä pirstovat monenlaiset toistuvat toimet ja siirtymät, ja meillä voi hyvinkin olla vain 15 minuuttia käytössämme johonkin, mihin olimme arvioineet useita tunteja. Käänteiskalenteri paljastaa, kuinka paljon meillä todellisuudessa on aikaa varsinaiseen työhön, ja hienosäätää siten omia odotuksiamme.

Se toimii näin: ota kalenteri esiin ja ruksi pois kaikki aika, joka kuluu esim. päivittäisiin rutiiniasioihin – eli aika, joka ei ole käytössä työskentelyyn. Tällaisia ovat esimerkiksi:

  • nukkuminen
  • aamutoimet
  • työmatkat
  • ruokailut
  • kahvitauot
  • vapaa-ajan menot
  • toistuvat työmenot 

Sitten ruksi pois kaikki odotettavissa olevat tapaamiset ja palaverit, ja aika jonka tarvitset niihin siirtymiseen ja orientoitumiseen. Voit yhtä hyvin ruksia pois ajan, joka sinulta menee myös niiden jälkeen toipumiseen, sillä harva meistä jaksaa enää skarpata kahden tunnin ideapingismaratonin jälkeen.

Nyt kalenteri näyttääkin siltä, että se on täynnä asioita. Aivan kuin tulevaisuus oikeasti onkin. Se on pirstoutunut monenlaiseen tekemiseen.

Kaiken tämän jälkeen, paljonko sinulla jää aikaa ns. oikeiden töiden tekemiseen? Esimerkiksi keskittymistä vaativiin tehtäviin voi olla vaikeaa ylipäänsä löytää niiden edellyttämiä pitkiä, yhtenäisiä ajanjaksoja. Tai voit huomata, että sinulla on siellä täällä ripoteltuna joutilaita 15 minuutin pätkiä, jotka voisi yhtä hyvin käyttää hyödyksi someen jumittumisen sijaan.

ÄLÄ MYY TULEVAISUUTTASI LIIAN HALVALLA

On ylipäätään vaikeaa hahmottaa tulevaisuutta. Sen vuoksi helposti myymme tulevaisuutemme liian halvalla. Kärsimme jatkuvasti siitä, että menneisyyden minämme ei osannut kuvitella realistisesti tulevaisuutta.

Käänteiskalenteri on yksi kätevä tapa opetella hahmottamaan aikaa ja tulevaisuutta paremmin. Muutaman viikon käytön avulla huomaa nopeasti, ettei tulevaisuuden minämme elä onnellisten Shangri La:ssa. Tulevaisuuden minä elää samanlaisessa nykyhetkessä kuin me tällä hetkellä, arkisten kiireitten ja yllättävien muutosten keskellä.

Ehkä häntä kohtaan voi olla ymmärtäväisempi, eikä enää lupailla hänen puolestaan kaikenlaista.

~ ~ ~ ~ ~

PS. Lakkaa hötkyilemästä. Me opetamme miten.

Neljäsosa työssäkäyvistä suomalaisista kärsii kiireen aiheuttamista oireista – stressistä, ahdistuksesta ja työuupumuksesta. Ilmoittaudu KIIRE HALTUUN -verkkokurssille. 

LUE LISÄÄ: https://www.tietoinentyoelama.fi/kiire-haltuun-verkkokurssi


Haluatko löytää lisää ajatuksia ja työkaluja parempaan työelämään? Tilaa TietoinenTyöelämä-uutiskirje sähköpostiisi.


Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *